آخر الأخبار

صادق المجلس الاستشاري لإمارة الشارقة خلال جلسته السادسة التي عقدها ضمن أعماله لدور الانعقاد العادي الأول من الفصل التشريعي العاشر على مشروع قانون أكاديمية العلوم الشرطية كما وناقش أعمال ومهام هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف .

جاء ذلك خلال الجلسة التي عقدها بمقره في مدينة الشارقة برئاسة علي ميحد السويدي رئيس المجلس الاستشاري وناقش المجلس مشروع قانون بتعديل بعض أحكام القانون رقم 5 لسنة 2014م بشأن إعادة تنظيم أكاديمية العلوم الشرطية بحضور  العميد الدكتور محمد خميس العثمني مدير عام الأكاديمية ومعاونوه والدكتور منصور محمد بن نصار مدير عام الادارة القانونية بمكتب سمو الحاكم كما ناقش المجلس سياسة هيئة الشارقة للوثائق والارشيف بحضور صلاح سالم المحمود ومعاونوه من مختلف الادارات .

وفي بداية أعمال الجلسة لمناقشة مشروع القانون أفاد الأمين العام للمجلس أحمد سعيد الجروان

وألقى العميد الدكتور محمد خميس العثمني مدير عام الأكاديمية كلمة أشاد فيها بجهود المجلس الاستشاري وحرصه على دعم روافد الأكاديمية بشكل متواصل وأكد على حرص الاكاديمية للاستماع لرأي الأعضاء حول مواد مشروع القانون .

بعدها تلا مقرر لجنة المرافق العامة العضو عبيد محمد القابض الطنيجي التقرير الوارد من لجنة المرافق حول مشروع القانون وبعد مناقشة تحت قبة المجلس حول مواد مشروع القانون المجلس يصادق على مشروع قانون بتعديل بعض أحكام القانون رقم (5) لسنة 2014م بشأن إعادة تنظيم أكاديمية العلوم الشرطية بإمارة الشارقة

بعدها ناقش المجلس سياسة هيئة الشارقة للوثائق والارشيف وتلا الامين العام للمجلس أحمد سعيد الجروان الموضوع العامة للمناقشة وأسماء مقدمي الطلب .

بعدها ألقى صلاح سالم المحمود مدير عام هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف كلمته قائلا : يُشَرِّفُنا في هيئة الشارقة للوثائق والارشيف أن نَلْتَقِيَ اليوم تحتَ قبةِ هذا الصرح البرلماني الذي نفخرُ به في إمارة الشارقة، لتكون أولى جلسات المجلس الاستشاري لمناقشة سياسات الجهات الحكومية  مع هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف  وتابع المحمود : يُسْعدنا مع بداية دور الانعقاد العادي الأول من الفصل التشريعي ، أن نبارك هذه الثقة التي نالها أعضاء وعضوات المجلس بعُضْوِيَّتِهِم لاستكمال مسيرة العمل الوطني ، متمنين لكم أداءً برلمانيًا موفقًا ونُعْرِبُ لكم في هذا المقام عن سَعَادَتِنَا بهذه الدَّعْوَةِ الكريمةِ لمناقشة سياسة هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف،  ونتطلع من خلال المناقشة أن تُفْضِيَ إلى تَوْصِيات من خلال طرحكم القيم الذي سَيَلْقَى منا أذانًا صاغيةً وقلوبًا واعيةً ،،

وأردف في كلمته: نَستَهِلُّ   كلامَنا بقول صاحب السمو الشيخ الدكتور سلطان بن محمد القاسمي - عضو المجلس الأعلى للاتحاد - حاكِمُ الشارقةِ حفظه الله و رعاه،"  الوثيقة هي الحجر الذي ستتكئ عليه الأَجْيَالُ القادمة في حفظ هويتها، ودحض أي محاولات لتشويه وتزوير حاضِرِها أو سرقة ماضيها مِنْ قِبَلِ أي منتفع أو مغرض" وتجسيدًا لرؤية صاحب السمو الرشيدة، أُنشِئَ  مركز الشارقة للوثائق والبحوث  عام 2010م وفي عام 2016م صدر  قانون  إنشاء وتنظيم هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف ولَائِحَتِهِ التنفيذية ومن هنا رفعت الهيئة شعارها " لِذَاكِرَةٍ تَحْفَظُ الغَد " من خلال دورها الحيوي الذي يتجسد في توحيد وتطبيق نظام إدارة الوثائق و الأرشيف للجهات الحكومية في إمارة الشارقة، وِفْقَاً لِأحْدَثِ  المعاييرِ العالميةِ، وجمع أرصدة أرشيف إمارة الشارقة، كما تحمل الهيئة على عَاتِقِها مسؤولية الحفاظ على موروث الإمارة ومَخْزُونِهَا التاريخي بإنشائها لأمانة الوثائق والتي تضم اليوم أكثر من   6 ملايين وثيقة حكومية .

وتابع المحمود إن جميعَ هذه الأَدْوارِ الوطنيةِ المهمةِ لِحَاضِرِنَا ومُسْتَقْبَلِنَا  تتطلب منا جهودًا كبيرة وتعاونًا حثيثًا مع  الجهات الحكومية في إمارة الشارقة، لجعل الإمارة نموذجًا رائدًا بين مصافّ الدّول المتقدّمة في مجال الوثائق والأرشيف كما تعمل الهيئةُ على تدريب وتأهيل الكوادر الوطنية في مختلفِ الجهاتِ الحكومية في مجال حفظ الوثائق والأرشيف، من خلال إنشاء  معهد الشارقة للوثائق والأرشفةِ وطَرْحِهَا لبرنامج الدبلوم المهني في الوثائق والأرشفة ، وذلك بالتعاون مع جامعة الشارقة وتسعى الهيئة إلى حفظ ذاكرة الإمارة من خلال اجراء المقابلات مع رواد  وأبناء الإمارة لتدوين تاريخ الإمارة والوقوف على أهم أَحْدَاثِهَا التَّارِيخِيَّةِ بالإضافة إلى ذلك تقوم الهيئة بنشر وترسيخ الوعي لدى المجتمع بأهمية التوثيق من خلال  تنظيم الكثير من ورش العمل الموجهة لأفراد المجتمع وطلاب الجامعات والمدارس، وإصدار العديد من الإصدارات التاريخية المتميزة والمتفردة بعناوينها ومواضيعها المتخصصة في تاريخ الإمارة وتسعى  الهيئة دائمًا  لمواكبة توجهات الإمارة الهادفة إلى رفع نسبة التوطين في الجهات الحكومية.

واختتم قائلا أَوَدُ أن أؤكد أن هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف ما كانت لتحقق هذه الإنجازات إلا بدعمٍ مشكور ِمن قبل صاحب السمو - الشيخ الدكتور سلطان بن محمد القاسمي - عضو المجلس الأعلى - حاكم الشارقة – حفظه الله ورعاه، ، إيمانًا من سُمُوِّهِ بأهمية الوثائق والأرشيف في حِفْظِ الهويةِ الوطنيةِ وتوثيقِ التاريخِ والأحداثِ، وفي ظل المتابعة  الحكيمة من سمو الشيخ سلطان بن محمد بن سلطان القاسمي ولي العهد ونائب حاكم الشارقة رئيس المجلس التنفيذي.

بعدها قدمت الهيئة عرضا تقديميا مبسطا بشأن أهم الخدمات التي تقدمها هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف.

ثم تداخل أعضاء وعضوات المجلس في طرح مداخلات حيث بدأ العضو محمد سالم سيف الطنيجي بصفته رئيسا للجنة المرافق بطرح أولى المداخلات طارحا سؤالا حول جهود الهيئة في الوصول إلى الوثائق المتخصصة التي تتناول إمارة الشارقة والموضوعات ذات الصالة بتاريخ الإمارة من المراكز العالمية

العضو عبيد محمد القابض الطنيجي سأل عن دور هيئة الشارقة للوثائق في التواصل المجتمعي ونوعية البرامج التي تطرحها لنشر ثقافة التوثيق من جهة والترويج للهيئة من جهة ثانية ومدى مشاركتها في المناسبات الوطنية كقيمة مضافة ضمن منظومة أعمالها داعيا إلى افتتاح أفرع للهيئة في المنطقة الوسطى والشرقية والعضو أحمد راشد علي النقبي في مداخلاته أكد أن الهيئة تحفظ ما يزيد عن 6 مليون وثيقة لأكثر من 24 جهة في الإمارة في مركز "أمانة الوثائق" موجها السؤال حول المعايير التي يقوم عليه مركز أمانة الوثائق في أدائه والمعدل زمني لاسترجاعها والمعايير المتبعة في حفظ الوثائق والاهتمام بأدق التفاصيل وجهوزية البيئة الأمنة للوثائق

ثم سأل العضو عبدالله مصبح الخاصوني عن عدد الكوادر العاملة في الهيئة و نسبة المواطنين سواء في القطاعات العليا الادارية والاشرفية وفي القطاعات التنفيذية وعدد الملتحقين ببرامج الدراسات العليا وتشجيعهم للالتحاق بتخصصات تفيد عمل الهيئة حتى لا يلتحقوا بتخصصات تقليدية بجانب تعاون الهيئة مع هيئة الشارقة للإذاعة والتلفزيون والصحف المحلية والالكترونية للتعريف بأهدافها واستفسر العضو  عبيد عوض الطنيجي عن الجهات التي تنتسب لها الهيئة في خارج الدولة بحكم اختصاصاتها في تمثيل إمارة الشارقة بالمنظمات والهيئات الدولية ذات العلاقة و أبرز مجالات التعاون معها بما يحقق الفائدة للهيئة وانعكاس ذلك على إمارة الشارقة وكذلك قيام الهيئة  بدراسة احتياجات حكومة الشارقة خلال السنوات الخمس المقبلة وكذلك القطاع شبه الحكومي والخاص من أرشيفين متخصصين في هذا المجال

وسألت العضوة عائشة بوخاطر عن رؤية الهيئة لتطوير معهد الشارقة للوثائق والارشفة ليتحول إلى كلية أو مؤسسة أكاديمية تمنح البكالوريوس وتستفسر عن نسبة الإنجازات التي تمت بناء على الاتفاقيات مع المؤسسات الحكومية منذ إنشاء الهيئة و درجة الاستجابة من قبلهم في توجيهات الهيئة وفي مداخلته العضو سهيل سالم الكعبي سأل عن المعايير التي وضعتها الهيئة في سبيل تقصي المعلومات وتدوين التاريخ الشفاهي في الشارقة علاوة على توثيق ذاكرة الشارقة ووخطتها في بناء الارشيف التاريخي للإمارة واستفسرت العضوة شيخه الجويعد عن مدى توافر معمل لتعقيم ومعالجة وترميم الوثائق ومجهز  بأحدث التقنيات وخطة الهيئة لتأهيل وتدريب كادر بشري متمرس وقادر على  القيام بمعالجة وترميم الوثائق

العضو محمد صالح آل علي سأل عن أهمية إبرام الهيئة للاتفاقيات ومذكرات التفاهم والاعتمادات مع الجهات الحكومية و العوائد أو النواتج التي تحققها الهيئة والعضو جمال محمد بن هويدن سأل عن جهود هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف في مجال توحيد وتطبيق نظام إدارة الوثائق والأرشيف للجهات الحكومية في إمارة الشارقة ومراحل عمليات التوحيد لتسع كافة الدوائر بجانب التعاون بين الهيئة ودائرة الحكومة الالكترونية في تحقيق برامجها وأهدافها لاسيما في مجال الربط الإلكتروني بين الدوائر  ويستفسر عن أهم الخدمات التي تقدمها الهيئة للباحثين وطلبة الجامعات في مجال التوثيق وتوفير المعلومات والمراجع اللازمة

أما العضو محمد عبدالله الريسي سأل عن أوجه تعاون الهيئة مع كافة الدوائر لضمان الالتزام بعدم اتلاف الوثائق العامة إلا بعلم الهيئة وموافقاتها ومدى تعاون الدوائر الحكومية في الاستجابة لطلب الهيئة بعدم الاتلاف إلا بموافقة مسبقة ومراعاة عملية الاتلاف بطريقة آمنه وتراعي الابعاد البيئية وسأل العضو أحمد سالم الزعابي عن  الهيكل التنظيمي الذي عرضته الهيئة هل يراعي كافة الاختصاصات والمهام المطلوبة من الهيئة  وألية عمل الهيئة في استقطاب الكوادر المتخصصة الفنية واستحداث الشواغر الوظيفية التي تفي بمتطلبات أعمالها سواء لعام 2020 ولعام 2021م وسأل عن رؤية الهيئة المستقبلية في التحول إلى الأرشيف الإلكتروني بعد نجاح خطواتها في التحول إلى الأرشيف الورقي

كما وسألت العضوة موزه مطر دلموك عن نوعية البرامج التأهيلية التي تقدمها الهيئة في سبيل تطوير قدرات الكوادر البشرية العاملة في دوائر وهيئات حكومة الشارقة وكذلك في رؤية الهيئة لتبني عدد من طلبة الثانوية العامة لإلحاقهم وابتعاثهم بدراسات متخصصة سواء من خلال الدراسة في الجامعات المحلية أو العالمية في مجالات عمل الهيئة أو حتى برامج الدراسات العليا في الماجستير والدكتوراه وخصص العضو محمد حمد الزعابي مداخلته في الاستفسار عن التخطيط الاستراتيجي للهيئة وما تحدده من مؤشرات سواء من بيئة عمل داخلية أو تواصل خارجي وتعاونها مع الأرشيف الوطني والمؤسسات الخليجية والعربية والعالمية لتبادل الخبرات والاستفادة من أدواتها في مجال تطبيق أفضل النظم المتطورة في مجال التوثيق والارشفة

العضو الدكتور إسماعيل كامل البريمي أكد على تولي الهيئة مهام إعداد ونشر البحوث والدراسات العلمية المتعلقة بمجال اختصاصاتها في حفظ تاريخ إمارة الشارقة ويسأل عن أبرز البحوث والدراسات المنشورة و تحكيمها وإخضاعها لمعايير البحث العلمي فضلا عن شموليتها لكافة الدراسات اللازمة التي توثق لتاريخ الإمارة ويسأل عن خطة الهيئة في توثيق المعاملات الخاصة بالمواطنين ومراجعي الدوائر الحكومية بوصفها وثائق جارية واستفسرت العضوة عسيرة بطي عبدالله في مداخلتها التي خصصتها عن الموقع الالكتروني لتحقيق أكبر قدر من التفاعل والتوجه نحو تطبيقات الكترونية على الهواتف المتحركة لتعزيز تواصلها مع الجمهور.

كما وتداخل عدد من أعضاء وعضوات المجلس من طالبي في طرح عدد من الموضوعات التي تخص أعمال الهيئة

العضو شريفة المازمي طالبت بلجنة مختصة لتقدير قيمة الوثيقة وأهمية الجهود لحفظ حقوق الإمارة وإعادة النظر في مؤشرات الأداء بالإدارات الداخلية للهيئة ودعت المازمي الى تبني خطط وبرامج لنشر ثقافة اهمية الوثائق الشخصية في توثيق تاريخ الامم والشعوب وكيفية المحافظة عليها واعتبار ذلك واجب وطني على كل مواطن ومقيم

 وسأل العضو جاسم جمعه المازمي عن استخدام الهيئة لمعايير الأيزو وتطبيقه من منطلق تطبيق أرقى المعايير العالمية العضو الدكتور حميد السويجي الزعابي يسأل عن دور الهيئة في بناء نظام أرشيفي موحد لكل الجهات الحكومية والاعتماد الأكاديمي المهني لمعهد الشارقة للوثائق والأرشيف واستفسر العضو علي سعيد بن شراره الكتبي عن شمولية الجامعات والجهات شبه الحكومية لنظام الوثائق وعن خطة الهيئة لإخلاء الوثائق في حال تعرضها للكوارث

وسأل العضو محمد الحمادي عن تعاقد الهيئة مع شركات لمساعدتها في خدماتها والتعاون مع هيئة المتاحف لتوثيق معروضاتها وسأل العضو الدكتور شاهين اسحاق المازمي عن ألية صرف المكافآت للموظفين واستفسر عن موقع الهيئة ودوره في تمكينها لأداء دورها واستفسرت العضوة حنان راشد الجروان في جهود الهيئة في توثيق الأنساب والقبائل

في مداخلته أشار الدكتور عبدالله الدرمكي عن أهمية متابعة التطور الإداري لاسيما في الذكاء الاصطناعي وأيضا الإجراءات التصحيحية لرفع التوطين والعضو سالم سعيد الكتبي سأل عن مساهمة الهيئة في خدمة رؤية الشارقة كعاصمة عالمية للكتاب وكذلك للثقافة والعضو محمد بن رويجدة الكتبي سأل عن توثيق الهيئة الشفاهي للمنطقة الوسطى وسأل العضو محمد عبدالله الكتبي عن مؤشرات الهيئة في الأداء والمشاركة في الجوائز والعضو الدكتور سعيد الطنيجي سأل عن أقدم وثيقة تملكها الهيئة

وقام صلاح سالم المحمود مدير عام هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف ومعاونوه بتقديم شروح وردود وافية حول أعمال الهيئة من خلال تقديم الاجابات والرد عن الاستفسارات لأعضاء وعضوات المجلس

حيث تم الاشارة إلى أن هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف تعمل منذ حوالي عشر سنوات لتوحيد وتطبيق نظام إدارة الوثائق والأرشيف للجهات الحكومية في الشارقة وفقاً للمعايير العالمية، لتصل حالياً إلى حفظ ما يزيد عن 6 مليون وثيقة لأكثر من 23 جهة في الإمارة. 

 ورجى تعريف  أمانة الوثائق بأنها مكان مؤمن ومهيئ بالكامل لحفظ عدد كبير من الوثائق الحكومية، وفقاً لمعايير الآيزو، مع إمكانية استرجاعها خلال أقل من 3 دقائق، من خلال نظام تتبع للوثيقة و الهيئة تأخذ بعين الاعتبار أعلى المعايير في حفظ الوثائق، وتهتم بأدق التفاصيل: كالأرضيات المطلية بمادة معينة تمنع الرطوبة والحشرات، وسماكة الأرفف لتتحمل وزن الوثائق، وصناديق الحفظ، والإضاءة، حتى السيارة التي تنقل هذه الوثائق لها معايير خاصة، مضيفة "اطلعنا على أفضل الممارسات والتجارب في هذا الإطار داخل الدولة وخارجها كما  أن هناك فريقاً من الهيئة يتعامل مع وحداث الوثائق في الجهات الحكومية لتنظيم آلية العمل، وتحديد عمر الوثائق الحكومية، وأنواعها، ومتى تتحول من وثيقة إلى أرشيف، مؤكدة "الكيف أهم من الكم دائماً. 

وأشارت الهيئة إلى نسبة التوطين بلغت 100% في الوظائف الإدارية والإشراقية وأن هناك خطط أخرى لاستقطاب أعداد كبيرة من الكوادر المتميزة للعمل في الهيئة .

وأكد صلاح سالم المحمود بأن الهيئة حريصة على شمولية كافة الدوائر في مراحل مختلفة مع التمثيل في الخارج لدى المؤسسات المعنية بالأرشيف والاستفادة من خبراتها والعمل على توثيق تاريخ إمارة الشارقة مع اعتماد النظم في دوائر وهيئات حكومية الشارقة بالتوالي بما يعكس ما لديها من وثائق تعكس التطور التاريخي الذي تشهد الامارة في مجال اختصاصها  وبالتالي حفظها وفقاً للأساليب والاشتراطات المعتمدة يحفظ جزءاً مهماً من تاريخ الإمارة ويسهل الرجوع إليها عند الحاجة ويأتي اعتماد نظام ادارة تصنيف الوثائق بعد الاستكمال لمتطلبات اللائحة التنفيذية لهيئة الشارقة للوثائق والأرشيف، وهو ما يعزز نجاح برنامج التوثيق والأرشيف الحكومي الذي أطلقته هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف بناءً على قرار المجلس التنفيذي رقم /44/ لسنة 2016 بشأن إنشاء وتنظيم هيئة الشارقة للوثائق

تم الإشارة إلى التخطيط الاستراتيجي للهيئة وشمولية الهيكل علاوة على التعاون مع المؤسسات العالمية والاستفادة من الخبرات المتقدمة لدى الدول وتأهيل كوادر متمكنة من الارشيفين بإلحاقهم بمعهد الشارقة للتوثيق والأرشفة وتخريج دفعات عديدة مع القيام والاهتمام بالتاريخ الشفاهي مع 77 شخصية وعقد 72 مقابلة تضمنت 3600 دقيقة لتوثيق الاحداث التاريخية التي يرويها المعاصرون لها .

وتخللت الإجابة توزيع المدير العام للهيئة للأدوار بين فريق العمل من مدراء الإدارات لتقديم الإجابات مشيرين إلى أن الهيئة تعمل على تحقيق تطوير نظام الوثائق والأرشيف في الإمارة والإشراف على تنظيم الوثائق الجارية والوثائق الوسيطة لدى الجهات المعنية وتوفير الدعم الفني وتقديم الخبرات والخدامات الاستشارية الخاصة لها وجمع أرصدة الأرشيف العام لدى الجهات المعنية وترتيبها ووصفها وحفظها وتنظيم الاستفادة منها وجمع الأرشيف الخاص وتنظيم استغلاله و جمع وحفظ الوثائق المتعلقة بالإمارة أيا كان مصدرها وتمكين المستفيدين من الاطلاع عليها وتوثيق البحوث المتخصصة والمساهمة في نشرها وترسيخ الوعي الثقافي والتاريخي وتشجيع البحث العلمي والإبداع والفكري ونشر الوعي المعلوماتي الأرشيفي وتفعيل التعاون المؤسسي والأكاديمي المتخصص في العلوم الأرشيفية .

في ختام الجلسة رئيس المجلس يعلن أن الجلسة القادمة بإذن الله ستُعقد يوم الخميس الموافق 5 مارس  من عام 2020م وسيكون موضوعها مناقشة مشروع قانون لسنة 2019م بشأن التراث الثقافي في إمارة الشارقة.